Armário de controlados
O veterinário prescreve pelo prontuário do animal, com CRMV, tutor e posologia já preenchidos, e a saída do frasco é baixada por lote na hora da aplicação. No fim do período, o livro de registro e o balanço saem prontos, em vez de serem reconstituídos de memória.
O que não fecha
Enquanto a receita sai em bloco carbonado e a baixa do frasco fica na cabeça de quem está no plantão, o controle vira transcrição no fim do mês. Quem responde tecnicamente pela clínica assina esse descompasso.
A auxiliar senta com as vias que sobraram do bloco e copia à mão o livro de registro inteiro, tentando lembrar de qual frasco saiu cada dose. Quando falta uma via, a linha é preenchida no melhor palpite e o registro deixa de ter lastro.
O frasco de cetamina ou de midazolam é aberto para um procedimento, sobra volume, e a sobra não é registrada por ninguém. No inventário seguinte o armário tem menos produto do que o papel, sem um evento que explique a diferença.
O animal fica três dias internado recebendo analgesia e a metade das aplicações nunca chega à conta do tutor, porque foi anotada em folha de evolução e não no faturamento. A clínica compra o controlado, aplica e não cobra.
A vigilância sanitária municipal chega para a inspeção e pede o livro, as vias retidas e o balanço do período no mesmo dia. A conferência que nunca foi feita internamente passa a ser feita na frente do fiscal, com risco de autuação e de interdição do serviço.
Como funciona
A ideia é simples e teimosa: nada de controlado se move na clínica sem gerar um evento datado, com responsável identificado. Tudo o que a vigilância pede depois é leitura desse mesmo histórico.
Cadastre os medicamentos por princípio ativo, apresentação e lista da Portaria 344/98, e informe o saldo inicial de cada lote com validade. Quem tem mais de um ponto de guarda, como farmácia interna e carrinho do centro cirúrgico, cria um armário para cada um.
A receita nasce do prontuário: espécie, raça, peso, nome do animal, dados do tutor, posologia e o CRMV de quem assina já vêm preenchidos. O sistema escolhe o modelo correto conforme a lista do medicamento e imprime nas vias necessárias.
Na hora de aplicar, o profissional escolhe o lote, informa o volume usado e o que foi descartado, e registra a testemunha quando o procedimento exige. A baixa entra no armário e o item entra na conta do tutor no mesmo movimento.
O livro de registro fica escriturado dia a dia e o balanço do período sai por princípio ativo, com entradas, saídas, perdas e saldo. A conferência do armário aponta divergência por lote antes de qualquer visita da vigilância.
O que tem dentro
Cada recurso existe para eliminar uma transcrição manual ou uma pergunta sem resposta na hora da inspeção. Nada aqui é módulo de ERP genérico adaptado para bicho.
Receituário de controle especial em duas vias, notificação de receita e receita simples, cada um com os campos que a norma pede e a identificação do animal e do tutor. A numeração da notificação fornecida pela vigilância é controlada dentro do sistema, com aviso quando o talão está acabando.
Cada entrada de nota fiscal registra lote, validade e quantidade, e cada saída baixa do lote específico. A tela do armário mostra saldo atual, lote mais próximo do vencimento e o que está aberto em uso.
Abertura, volume aplicado, sobra e descarte com testemunha são registrados como eventos separados, com data, hora e responsável. Frasco aberto fica visível na tela até ser encerrado, então ninguém esquece a sobra no balcão da sedação.
O livro é montado a partir das movimentações reais, na ordem cronológica, sem ninguém copiar via de bloco no fim do mês. Dá para exportar o período fechado em PDF para imprimir, encadernar e guardar junto com as vias retidas.
O balanço sai por substância e por apresentação, com saldo anterior, entradas, saídas, perdas e saldo final calculados do histórico. A conferência física é feita contando frasco e digitando o número encontrado, e a diferença aparece por lote na mesma tela.
A dose aplicada na internação ou no centro cirúrgico entra na conta do tutor no mesmo registro que baixou o estoque. No fechamento da conta, o gerente vê o que foi aplicado, por quem e em qual horário, sem cruzar folha de evolução com caderno.
O que muda
O ganho não é abstrato: é hora de auxiliar devolvida, é medicação aplicada que passa a ser cobrada, e é documento pronto quando a fiscalização toca a campainha.
A escrituração do livro e o balanço passam a ser conferência, não digitação. Quem hoje reserva um turno inteiro para copiar bloco carbonado usa esse tempo em compra, escala e atendimento.
Analgesia, sedação e antimicrobiano usados na internação são lançados no momento da aplicação, com lote e responsável. A conta do tutor passa a refletir o que saiu de fato do armário.
A conferência por lote mostra a diferença enquanto ela ainda é pequena e ainda dá para investigar quem, quando e em qual procedimento. Chegar na visita da vigilância com saldo batido muda completamente a conversa.
Toda receita, dispensação e perda ficam ligadas a um usuário identificado, com data e hora. O responsável técnico passa a assinar o que consegue auditar, e não o que foi reconstituído por outra pessoa.
Por que confiar
O produto está em acesso antecipado e não tem carteira de clientes para exibir. Então a prova aqui é a norma que ele segue, o que ele faz de forma objetiva e o compromisso de quem publica.
Os modelos de receituário, o livro de registro e o balanço seguem a estrutura do regulamento técnico sobre substâncias e medicamentos sujeitos a controle especial. As listas de substâncias e seus receituários correspondentes são a base do cadastro, não um campo livre de texto.
Portaria SVS/MS nº 344, de 12 de maio de 1998, AnvisaNome, CPF e endereço do tutor aparecem nas vias de receita e ficam guardados com acesso por usuário identificado e registro de quem consultou. Você pode exportar ou excluir os dados de um tutor quando ele pedir.
Lei nº 13.709/2018, Lei Geral de Proteção de DadosLivro, balanço, receitas e movimentações de armário podem ser exportados em PDF e em planilha a qualquer momento, inclusive se você cancelar a assinatura. Nenhum registro clínico fica preso dentro da ferramenta.
Quem entra agora fala direto com o editor, sugere os relatórios que a sua vigilância municipal pede e mantém o valor da assinatura enquanto for cliente. Em troca, você convive com uma ferramenta jovem e ajuda a apontar o que falta.
Planos
Auxiliar, veterinário plantonista e gerente usam o sistema no mesmo plano, porque o controle só funciona se todo mundo registrar. A diferença entre os planos está no tamanho da operação, não no número de pessoas.
Para consultório de pequenos animais sem internação, que prescreve controlado e precisa do livro em dia.
R$147 por mês
Para clínica com internação e farmácia interna, que aplica controlado no plantão e fatura a conta do tutor.
R$247 por mês
Para hospital veterinário e clínica 24 horas com centro cirúrgico e mais de um ponto de guarda.
R$397 por mês
Valores do acesso antecipado, mantidos enquanto a assinatura estiver ativa, com pagamento mensal e sem taxa de implantação.
Dúvidas
O sistema gera o documento no modelo correto e imprime nas vias exigidas, com a identificação do animal, do tutor e do médico veterinário com CRMV. A assinatura continua sendo do profissional, feita à mão na impressão ou com certificado digital quando o modelo permite. A via que precisa ficar retida no estabelecimento você arquiva como já faz hoje, com a diferença de que ela já está lançada no livro. Para notificação de receita, a numeração é a fornecida pela vigilância sanitária, e o sistema apenas controla a sequência dos talões.
A exigência de licenciamento do estabelecimento e de escrituração do livro vem da legislação sanitária e independe de qual ferramenta você usa. O Bularia não cria nem substitui nenhuma licença: ele organiza os registros que a sua clínica já é obrigada a manter. Quem define o que a sua unidade precisa apresentar é a vigilância sanitária do seu município, junto com o CRMV do seu estado. Se o seu órgão pedir um formato específico de relatório, mande o modelo que a gente avalia incluir.
O Bularia cuida da parte de receituário e controlados e não tenta substituir a agenda, o financeiro completo ou o petshop. A movimentação de controlado e a aplicação no paciente podem ser exportadas em planilha para lançamento no seu sistema de gestão. Estamos abrindo integração por API para os sistemas mais usados em clínica de pequenos animais no Brasil, e clientes do acesso antecipado ajudam a definir a ordem dessa fila. Se hoje o seu controle é planilha, dá para importar o saldo inicial por lote no primeiro dia.
Abrir o frasco é um evento registrado, com lote, volume total e responsável. Cada dose retirada baixa o volume, e o que sobrou fica visível na tela do armário como frasco em uso, até alguém encerrar. O encerramento pede o motivo, que pode ser descarte de sobra, perda por quebra ou devolução, e o registro de testemunha quando o seu procedimento interno exige. É esse detalhe que faz o saldo do papel bater com o saldo do armário na hora da conferência.
Cada pessoa entra com o próprio usuário e o acesso é definido por função, então auxiliar, plantonista e gerente veem o que precisam ver. Toda consulta a prontuário e toda movimentação de controlado ficam registradas com usuário, data e hora. Os dados ficam em servidor no Brasil, com backup diário, e o tratamento segue a LGPD. Se um tutor pedir os dados dele ou a exclusão, você resolve pela própria tela, sem abrir chamado.
A implantação começa pelo cadastro do armário: princípio ativo, apresentação, lote, validade e saldo contado na hora. Uma clínica com um armário costuma fazer isso em uma tarde, e a partir daí toda saída já é registrada no sistema. O livro passa a ser gerado a partir do dia da virada, e o período anterior você mantém em papel, arquivado. A gente acompanha a primeira conferência de armário junto com você, por chamada, para garantir que o saldo inicial ficou correto.
Leitura técnica
Textos sobre receituário, livro de registro, balanço e inspeção, escritos com a norma aberta na mesa.
Regulamentação
As listas de substâncias sujeitas a controle especial e o receituário que cada uma pede, aplicadas à rotina de pequenos animais. O...
Guia prático
O passo a passo de abrir, preencher e encerrar o livro de registro específico, com o que entra em cada coluna. Inclui o que fazer...
Checklist
A lista do que separar antes da inspeção, do livro às vias retidas e à conferência do armário. Serve tanto para a visita agendada...
Acesso antecipado
Marque uma demonstração de trinta minutos e traga o seu caso real: quantos armários, quais controlados e o que a sua vigilância municipal pede. A gente mostra o fluxo com os seus medicamentos na tela, e não com dados de exemplo.